Giao tiếp kinh doanh: các loại phổ biến, đặc điểm và lỗi
Chúng ta sống trong một xã hội trong đó một phần lớn của thị trường lao động được cấu hình dựa trên môi trường kinh doanh. Cho dù họ là công ty đa quốc gia lớn, doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp gia đình hay thậm chí là dịch vụ cá nhân, tất cả đều phải tính đến yếu tố thiết yếu cho sự sống còn của họ là sự gắn kết trong tổ chức và liên lạc giữa các bên để tham gia lực lượng và hướng tới mục tiêu chung.
Theo nghĩa này, chúng ta có thể khẳng định rằng Giao tiếp kinh doanh là một trong những yếu tố quan trọng khi một tổ chức , đặc biệt nếu nó có một số phức tạp, hoạt động đúng và có thể thích nghi và tồn tại. Và đó là về giao tiếp này về những gì chúng ta sẽ nói trong suốt bài viết này.
- Bài liên quan: "Tâm lý học trong công việc và tổ chức: một nghề có tương lai"
Giao tiếp kinh doanh là gì?
Nó được hiểu là giao tiếp kinh doanh với tập hợp các quy trình được thực hiện bởi một công ty hoặc một phần của nó để tạo thông tin du lịch, cả nội bộ giữa các bộ phận hoặc bài đăng khác nhau của công ty hoặc nếu chúng ta nói về giao tiếp của công ty với bên ngoài.
Điều quan trọng là phải nhớ rằng, như một quy tắc chung, giao tiếp như vậy không chỉ ngụ ý khả năng phát hành thông tin, mà còn bao gồm cả thực tế nhận được nó: Chúng tôi đang phải đối mặt với việc trao đổi dữ liệu lẫn nhau .
Một giao tiếp kinh doanh tốt ủng hộ rằng tất cả các thành viên của công ty có thể duy trì động lực và hành động của họ có thể được biết đến, làm giảm sự không chắc chắn của cả công nhân và lãnh đạo liên quan đến tình trạng tương tự. Nó cũng tạo điều kiện cho sự tương tác và cải thiện môi trường làm việc , ngoài việc cải thiện năng suất và cho phép phản ứng tối ưu hơn với mọi tình huống.
Mục tiêu chung
Các mục tiêu của giao tiếp kinh doanh là dễ hiểu. Trong nội bộ, một mặt, nó cho phép một tổ chức mạch lạc được sản xuất và thông tin và kết quả thu được từ các bộ phận hoặc công nhân khác nhau được chia sẻ, cũng như các mục tiêu và tầm nhìn của công ty được tạo ra và truyền tải.
Ngoài ra tạo điều kiện cho sự hiểu biết về những gì được mong đợi của mỗi công nhân , cũng như sự hiểu biết về thực tế mà mỗi người trong số họ phải đối mặt. Nó cũng tạo điều kiện cho mọi người làm việc theo cùng một hướng, và có thể học được những cách thức mới để thực hiện trách nhiệm của chính họ.
Ở cấp độ giao tiếp với thế giới bên ngoài, giao tiếp kinh doanh là điều cần thiết để liên hệ với truyền thông và tạo ra hình ảnh tích cực về chính công ty, cũng như để phân tích đối tượng mục tiêu và đánh giá nhu cầu của họ. Nó cũng cho phép chúng ta học cách thu hút khách hàng tiềm năng và đánh giá những thay đổi vốn có trong xã hội năng động và linh hoạt nơi chúng ta đang sống, một điều cơ bản để lường trước và đối mặt với những khó khăn có thể và thích nghi với môi trường.
Để truyền thông có hiệu quả, công ty cần tạo ra các kênh hiệu quả cho việc này, cũng như trao quyền cho việc truyền thông tin thông qua các hành động của mình, tạo ra phương tiện để giao tiếp và cả làm việc tích cực để không có sự không chắc chắn Về những gì được yêu cầu và tìm kiếm trong tổ chức.
Nó cũng quan trọng để làm việc trên cả hai khía cạnh chính thức và không chính thức, cũng như để đánh giá nhu cầu và suy nghĩ của các công nhân khác nhau. Đồng cảm cũng là nền tảng, cũng như quy định và lập kế hoạch tốt về các cơ chế truyền thông.
- Có thể bạn quan tâm: "Bản sắc công ty: nó là gì và cách xác định tổ chức"
Các loại giao tiếp kinh doanh khác nhau
Không phải tất cả các công ty và tổ chức giao tiếp theo cùng một cách, và có các loại khác nhau và phân loại của giao tiếp kinh doanh dựa trên các tiêu chí khác nhau
1. Nội bộ và bên ngoài
Cái đầu tiên là cái tạo ra sự khác biệt giữa giao tiếp bên trong và bên ngoài, cái đầu tiên xảy ra giữa các bộ phận và công nhân khác nhau của chính công ty và cái thứ hai nhằm mục đích thiết lập giao tiếp với môi trường.
2. Hai chiều và một chiều
Tương tự như vậy, chúng ta cũng có thể tìm thấy các kiểu giao tiếp kinh doanh với mức độ tương tác lớn hơn hoặc thấp hơn, có thể tìm thấy từ giao tiếp hai chiều thông thường nhất trong đó người gửi và người nhận tương tác và trao đổi thông tin cho đến khi một thông điệp duy nhất được gửi, nói chung từ các vị trí quyền lực, đến một người nhận không có lựa chọn trả lời .
3. Tăng dần, giảm dần và ngang
Trong giao tiếp kinh doanh nội bộ của một tổ chức, chúng ta có thể tìm thấy ba loại lớn tùy thuộc vào điểm bắt đầu thông tin và vị trí giữa người gửi và người nhận của cùng một giao tiếp. Chúng tôi nói về giao tiếp giảm dần khi hành động giao tiếp được thực hiện từ một người gửi với mức phí cao hơn so với người nhận.
Khi cấp dưới đưa ra thông điệp cho cấp trên của mình, chúng ta sẽ nói về giao tiếp đi lên. Trong cả hai trường hợp, chúng ta sẽ phải đối mặt với một loại giao tiếp dọc, đó là giao tiếp trong đó các đối tượng duy trì hành động giao tiếp có mối quan hệ bất bình đẳng về quyền lực (có sự phân cấp giữa chúng).
Một loại giao tiếp tuyệt vời khác là giao tiếp theo chiều ngang, được thiết lập giữa các cá nhân có cùng vị trí và ở cùng cấp bậc của hệ thống phân cấp.
4. Chính thức và không chính thức
Cuối cùng, cần lưu ý rằng trong giao tiếp kinh doanh, chúng ta có thể tìm thấy sự tồn tại của hai loại kênh truyền thông khác nhau: chính thức và không chính thức. Đầu tiên là nơi các khía cạnh kỹ thuật thường được xử lý và liên kết với chính các nhiệm vụ, là một loại giao tiếp tôn trọng và tập trung vào lý do và mục tiêu của công ty.
Trong giao tiếp không chính thức, tuy nhiên, thông tin liên lạc tự nhiên và linh hoạt hơn thường được thiết lập , tập trung chủ yếu vào các mối quan hệ giữa các cá nhân và thường có ảnh hưởng lớn nhất đến phúc lợi công việc. Cái sau thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào người mang nó ra và có thể vượt qua nơi làm việc, khó kiểm soát bởi tổ chức.
Các mối đe dọa có thể để giao tiếp tốt
Thực tế duy trì một giao tiếp kinh doanh hiệu quả là cơ bản, nhưng nó không dễ dàng. Và nó phải được tính đến sự tồn tại của mức độ biến động cao trong các tình huống có thể xảy ra, cũng như sự tồn tại của hiểu lầm, lạm dụng và khó khăn trong giao tiếp của một công ty .
1. Thiếu tính nhất quán
Một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến việc giao tiếp thực sự hữu ích là uy tín của nhà phát hành và sự cân nhắc cho người nhận tin nhắn. Một ví dụ về điều này có thể là sự tồn tại của những bất đồng giữa những gì được nói và những gì được nói. được thực hiện, không giữ các tổ chức phát hành một cách hành động phù hợp với các thông điệp đã ban hành .
Điều này có thể xảy ra ở bất kỳ công nhân nào của công ty, bất kể vị trí phân cấp của họ hoặc nếu họ nói chuyện với cấp trên, cấp dưới hoặc ai đó ở cùng cấp bậc và tạo ra hậu quả nghiêm trọng cho cả hai đối tượng (tùy thuộc vào tình huống cuối cùng có thể bị coi là xấu hoặc thậm chí bị cách chức) đối với tổ chức (tạo ra mức độ tin cậy thấp hơn trong người và trong trường hợp có vị trí cao ngay cả trong tổ chức).
Theo cùng một cách và ví dụ trong trường hợp các công ty lớn có số lượng phòng ban lớn, nếu có sự khác biệt giữa các số liệu về thẩm quyền hoặc tham chiếu trong công ty có thể có thể tạo ra một tình huống trong đó người lao động không thực sự biết lãnh đạo nên làm theo , một cái gì đó có thể tạo ra sự thất vọng và mất lòng tin.
Tương tự như vậy, cần phải rất cẩn thận với tính dễ hiểu của các thông điệp, vì sự tồn tại của môi trường xung quanh có thể khiến các bộ phận hoặc công nhân khác nhau đến để giải thích những điều trái ngược. Những gì giao tiếp kinh doanh tìm kiếm là chính xác để đảm bảo tổ chức nội bộ và sự gắn kết, do đó các thông điệp không rõ ràng với các cách hiểu khác nhau có thể gây ra sự không chắc chắn và nghi ngờ xuất hiện với người nhận tin nhắn.
2. Thiếu kết nối cảm xúc
Một vấn đề khác có thể được tìm thấy trong cách giao tiếp xảy ra. Ví dụ, trong một số tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc tạo ra cảm giác gắn bó về mặt cảm xúc, điều này ở người lao động có thể tạo ra ít cam kết và năng suất hơn và ở người dùng thiếu sự quan tâm và tìm kiếm các lựa chọn thay thế khác. Điều cần thiết là phải đánh giá rằng mọi thứ đã được thực hiện , và thậm chí những gì không, về cơ bản là giao tiếp.
Do đó, bản thân thông điệp không chỉ quan trọng, mà còn là cách truyền tải: nó không giống nhau hoặc cung cấp cảm giác giống như một email như một cuộc gặp mặt trực tiếp hoặc tìm kiếm một liên hệ thực sự.
3. Không hiểu ngữ cảnh
Nó cũng nên được coi trọng sự thích ứng với tình hình hiện tại và những tiến bộ xã hội , cũng như các đặc thù của chính tình hình. Ví dụ, trong một xã hội ngày càng toàn cầu hóa và nơi các công nghệ mới cho phép giao tiếp ngay lập tức với nhiều người cùng một lúc, có thể cần phải phân tích và đầu tư vào các chính sách truyền thông có tính đến sức mạnh của các mạng và làm thế nào để truyền tải chính xác thông tin mong muốn, ngoài việc đánh giá liên hệ với khách hàng tiềm năng từ các khu vực khác trên thế giới.
Tương tự như vậy, cũng cần phải đánh giá tình hình của chính công ty để không thực hiện nhiều hơn mức có thể chi trả, cần phải tính đến toàn bộ tình hình của công ty.
Một vấn đề khác có thể là nội dung của các thông điệp được phát ra: có thể là mặc dù truyền thông tồn tại, nó không truyền tải hoặc không hiểu nội dung mà nó sẽ cần truyền tải. Có thể là nó tập trung vào các khía cạnh khá bổ sung và phản đối, ví dụ, định hướng hoặc mục tiêu mà một bài đăng nhất định nên có, hoặc họ cho rằng sự tồn tại của một kiến thức chưa bao giờ được làm rõ ràng .
4. Cô lập và thiếu giao tiếp
Cuối cùng, có lẽ vấn đề quan trọng nhất có thể được ngoại suy từ tất cả những vấn đề trước đó là khả năng không có giao tiếp thực sự.
Ví dụ rõ ràng nhất là việc sử dụng giao tiếp đơn hướng ổn định và liên tục, có thể tạo ra tình trạng trì trệ và thiếu hiểu biết về những gì xảy ra trong chính tổ chức. May mắn thay, ngày nay nó ít được sử dụng chính xác nhất vì nó kém hiệu quả và hữu ích nhất.
Nó cũng có thể rằng các vị trí khác nhau không có cơ chế thích hợp để liên lạc ngay cả khi ý kiến của họ được lắng nghe, có ít khả năng phản hồi hơn hoặc thậm chí các bộ phận khác nhau của công ty không có liên hệ với nhau. Cần phải kích thích sự tương tác này một cách chủ động.
Tài liệu tham khảo:
- Andrade, Horacio. (2005). Truyền thông tổ chức nội bộ: quy trình, kỷ luật và kỹ thuật. Tây Ban Nha: Gesbiblo, S. L
- Brillouin, L. (2004). Lý thuyết khoa học và thông tin. Mineola, N.Y.: Dover.
